Sicherheitsrichtlinie
1. Einführung und Geltungsbereich
Diese Sicherheitsrichtlinie beschreibt die grundlegenden technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen wir die Sicherheit unserer Website, personenbezogener Daten, Kundenkonten und Online-Transaktionen unterstützen.
Die Richtlinie gilt für sämtliche über unseren Online-Shop angebotenen Produktkategorien, insbesondere Möbel, Einrichtungsgegenstände, Kleidung, Textilien und weitere Waren. Sie umfasst insbesondere Sicherheitsmaßnahmen im Zusammenhang mit Kundenkonten, Bestellungen, Zahlungen, Lieferungen, Rückgaben, Rückerstattungen und Kundenservice.
Bei der Auswahl und Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigen wir insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einschließlich Artikel 32 DSGVO, sowie Art, Umfang, Umstände und Zwecke der jeweiligen Datenverarbeitung und die damit verbundenen Risiken.
2. Grundsätze der Informationssicherheit
Unsere Sicherheitsmaßnahmen verfolgen insbesondere das Ziel, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten und der für unseren Online-Shop eingesetzten Systeme angemessen zu schützen.
Dabei werden Sicherheitsmaßnahmen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Wahrscheinlichkeit und Schwere möglicher Risiken ausgewählt und bei Bedarf angepasst.
Kein technisches System kann einen absoluten Schutz vor sämtlichen Sicherheitsrisiken gewährleisten. Wir treffen jedoch angemessene Maßnahmen, um vorhersehbare Risiken zu reduzieren und auf erkannte Sicherheitsvorfälle reagieren zu können.
3. Verschlüsselte Datenübertragung
Unsere Website verwendet für die Übertragung von Daten über das Internet geeignete Verschlüsselungsverfahren, insbesondere HTTPS/TLS, soweit dies für die sichere Kommunikation zwischen dem Endgerät des Nutzers und unserer Website erforderlich ist.
Durch die verschlüsselte Übertragung soll das Risiko reduziert werden, dass übertragene Informationen während der Kommunikation unbefugt eingesehen oder verändert werden.
Nutzer sollten darauf achten, dass sie unsere Website über eine aktuelle und sichere Browserversion aufrufen und Warnhinweise ihres Browsers zu möglichen Sicherheitsproblemen beachten.
4. Sicherheit von Kundenkonten
Soweit auf unserer Website Kundenkonten angeboten werden, treffen wir angemessene Maßnahmen, um diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Hierzu können abhängig von der eingesetzten technischen Infrastruktur insbesondere sichere Authentifizierungsverfahren, Zugriffsbeschränkungen, Sitzungsverwaltung und Maßnahmen zur Erkennung verdächtiger Anmelde- oder Nutzungsaktivitäten gehören.
Zugangsdaten sollten vertraulich behandelt und nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden. Besteht der Verdacht, dass ein Kundenkonto unbefugt genutzt wurde, sollte unser Kundenservice möglichst schnell informiert werden.
5. Zugriffskontrolle und interne Berechtigungen
Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird soweit angemessen auf Personen und Dienstleister beschränkt, die diese Informationen für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Abhängig von der eingesetzten Infrastruktur können insbesondere folgende Maßnahmen verwendet werden:
- Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen
- Rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffsbeschränkungen
- Beschränkung des Zugriffs auf die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten
- Protokollierungs- und Kontrollmechanismen, soweit angemessen und technisch vorgesehen
- Regelmäßige Überprüfung von Zugriffsberechtigungen, soweit erforderlich
Personen, die unter unserer Verantwortung Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, dürfen diese grundsätzlich nur im Rahmen der ihnen zugewiesenen Aufgaben und entsprechend den geltenden Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen verarbeiten.
6. Sicherheit von Bestellungen und Transaktionen
Bestell- und Transaktionsdaten werden über die für unseren Online-Shop vorgesehenen technischen Systeme verarbeitet. Wir treffen angemessene Maßnahmen, um Bestellprozesse vor unbefugten Veränderungen, Missbrauch und betrügerischen Aktivitäten zu schützen.
Dies gilt unabhängig davon, ob ein Kunde Möbel, Kleidung, Textilien oder andere Waren bestellt. Bei gemischten Bestellungen gelten dieselben grundlegenden Sicherheitsanforderungen.
Abhängig von der eingesetzten technischen Infrastruktur können automatisierte Sicherheits- und Betrugspräventionsmechanismen verwendet werden, um ungewöhnliche oder potenziell missbräuchliche Transaktionen zu erkennen.
7. Sicherheit von Zahlungen
Zahlungen werden über die während des Bestellvorgangs angebotenen Zahlungsdienste abgewickelt. Zahlungsinformationen können dabei unmittelbar durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet werden.
Welche Zahlungsdaten durch uns oder einen Zahlungsdienstleister verarbeitet beziehungsweise gespeichert werden, richtet sich nach der konkret eingesetzten Zahlungsmethode und der technischen Integration des jeweiligen Zahlungsdienstes.
Soweit bei der Verarbeitung von Kartenzahlungen der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) anwendbar ist, erfolgt die Verarbeitung durch die beteiligten Zahlungs- und technischen Dienstleister entsprechend den für sie geltenden Anforderungen und Verantwortlichkeiten.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Zahlungsdaten werden in unserer Datenschutzrichtlinie bereitgestellt.
8. Schutz von Bestell-, Liefer- und Rückgabedaten
Zur Durchführung einer Bestellung können insbesondere Name, Kontaktinformationen, Lieferadresse, bestellte Produkte und weitere für die Vertragsabwicklung erforderliche Informationen verarbeitet werden.
Bei Kleidung können Bestelldaten beispielsweise ausgewählte Größen, Farben und Produktvarianten enthalten. Bei Möbeln können zusätzliche Informationen für Paket-, Speditions- oder Terminlieferungen erforderlich sein.
Bei Rückgaben, Reklamationen und Rückerstattungen werden nur solche Informationen verarbeitet, die für die Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind.
Soweit Informationen an Zahlungs-, Versand-, Logistik- oder andere Dienstleister übermittelt werden, erfolgt dies nach Maßgabe unserer Datenschutzrichtlinie und der jeweils anwendbaren rechtlichen Anforderungen.
9. Schutz der technischen Infrastruktur
Wir bemühen uns, die für unseren Online-Shop eingesetzte technische Infrastruktur durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen.
Abhängig von den eingesetzten Systemen können hierzu insbesondere Sicherheitsaktualisierungen, Zugriffsbeschränkungen, Schutzmechanismen gegen unbefugte Zugriffe, Datensicherungen, Überwachungs- und Protokollierungsmechanismen sowie Maßnahmen zur Erkennung ungewöhnlicher Aktivitäten gehören.
Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und der jeweiligen Risikosituation überprüft und, soweit erforderlich und angemessen, angepasst.
10. Datensicherung und Wiederherstellung
Soweit für unsere Systeme erforderlich, werden geeignete Maßnahmen zur Sicherung relevanter Daten und zur Unterstützung der Wiederherstellung nach technischen oder sonstigen Sicherheitsvorfällen eingesetzt.
Die konkrete Ausgestaltung von Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren richtet sich nach Art der Systeme, den verarbeiteten Daten und den jeweiligen technischen und organisatorischen Anforderungen.
Ziel dieser Maßnahmen ist insbesondere, die Verfügbarkeit und Integrität relevanter Systeme und Daten nach einem technischen oder physischen Vorfall angemessen wiederherstellen zu können.
11. Speicherung und Löschung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten bestehen.
Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks und Ablauf anwendbarer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten entsprechend den anwendbaren Anforderungen gelöscht, anonymisiert oder in ihrer weiteren Verarbeitung eingeschränkt.
Weitere Informationen zur Speicherdauer verschiedener Datenkategorien finden sich in unserer Datenschutzrichtlinie und DSGVO-Richtlinie.
12. Externe Dienstleister
Für den Betrieb unseres Online-Shops können externe Dienstleister eingesetzt werden, beispielsweise für Hosting, technische Infrastruktur, Zahlungen, Versand, Logistik oder andere betriebliche Funktionen.
Bei der Auswahl und Nutzung solcher Dienstleister berücksichtigen wir die für den jeweiligen Dienst relevanten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.
Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeitet, wird die Zusammenarbeit entsprechend den Anforderungen an die Auftragsverarbeitung geregelt. Dienstleister können abhängig von ihrer konkreten Tätigkeit jedoch auch eigenständig Verantwortliche sein.
13. Verantwortung der Nutzer
Auch Nutzer können durch einen verantwortungsvollen Umgang mit ihren Zugangsdaten und Endgeräten zur Sicherheit ihres Kundenkontos beitragen.
Wir empfehlen insbesondere:
- ein ausreichend starkes und möglichst einzigartiges Passwort zu verwenden
- Passwörter und Zugangsdaten nicht an Dritte weiterzugeben
- Betriebssysteme, Browser und Sicherheitssoftware aktuell zu halten
- sich auf gemeinsam genutzten oder öffentlich zugänglichen Geräten nach der Nutzung vom Kundenkonto abzumelden
- bei verdächtigen E-Mails oder Nachrichten keine unbekannten Links oder Anhänge zu öffnen
Nutzer sollten niemals Passwörter oder vollständige Zahlungsinformationen an Personen übermitteln, die sich ohne nachvollziehbaren Grund als unser Kundenservice ausgeben.
14. Betrugs- und Missbrauchsprävention
Zur Sicherheit unseres Online-Shops können angemessene Maßnahmen eingesetzt werden, um betrügerische Bestellungen, missbräuchliche Nutzung von Kundenkonten oder andere verdächtige Aktivitäten zu erkennen und zu verhindern.
Hierbei können insbesondere Bestell-, Transaktions-, Geräte- und technische Sicherheitsinformationen verarbeitet werden, soweit hierfür eine zulässige Rechtsgrundlage besteht.
Eine Sicherheitsprüfung führt nicht automatisch dazu, dass eine Bestellung abgelehnt wird. Soweit eine Bestellung aufgrund eines konkreten Sicherheitsrisikos nicht durchgeführt werden kann, wird der Vorgang entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen behandelt.
15. Sicherheitsvorfälle und Datenschutzverletzungen
Werden mögliche Sicherheitsvorfälle oder Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, werden diese entsprechend Art und Umfang des Vorfalls bewertet und angemessene Maßnahmen zur Begrenzung möglicher Auswirkungen ergriffen.
Soweit eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt, erfolgt eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde entsprechend Artikel 33 DSGVO grundsätzlich unverzüglich und, soweit möglich, innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden.
Soweit eine Datenschutzverletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen zur Folge hat und keine gesetzliche Ausnahme eingreift, werden betroffene Personen entsprechend Artikel 34 DSGVO unverzüglich informiert.
Sicherheits- und Datenschutzvorfälle werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen dokumentiert.
16. Meldung verdächtiger Aktivitäten durch Nutzer
Nutzer können unseren Kundenservice kontaktieren, wenn sie einen möglichen unbefugten Zugriff auf ihr Kundenkonto, verdächtige Bestellungen, ungewöhnliche Zahlungsaktivitäten oder andere Sicherheitsprobleme im Zusammenhang mit unserer Website feststellen.
Für eine schnellere Prüfung sollten nach Möglichkeit die Bestellnummer oder andere relevante Informationen angegeben werden. Passwörter oder vollständige Zahlungsdaten sollten nicht per E-Mail übermittelt werden.
17. Verhältnis zu unserer Datenschutzrichtlinie
Diese Sicherheitsrichtlinie ergänzt unsere Datenschutzrichtlinie und unsere DSGVO-Richtlinie. Sie ersetzt nicht die dort enthaltenen Informationen über Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, internationale Datenübermittlungen, Speicherdauer und Rechte betroffener Personen.
Bei Widersprüchen zwischen allgemeinen Sicherheitshinweisen und zwingenden gesetzlichen Datenschutzanforderungen gelten die jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften.
18. Änderungen dieser Sicherheitsrichtlinie
Wir können diese Sicherheitsrichtlinie aktualisieren, wenn sich unsere technischen Systeme, Sicherheitsmaßnahmen, Dienstleistungen, Produktangebote oder rechtlichen Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht.
19. Kontakt — Sicherheit und Kundenservice
Bei Fragen zur Sicherheit unserer Website oder bei Hinweisen auf mögliche Sicherheitsprobleme können sich Nutzer an unseren Kundenservice wenden:
E-Mail: alwayshere@vileniaspace.com
Telefon: +81 (801) 808 03 25
Adresse: 4-20-17 ICHINOMIYA LA TOUR INFINI 501 TAMA-SHI TOKYO 206-0002 JAPAN
Arbeitszeiten: Montag bis Freitag 08:20–16:20
Liefergebiet: Deutschland
Wir bemühen uns um einen angemessenen Schutz unserer Website, personenbezogener Daten und Online-Transaktionen für Kunden, die Möbel, Einrichtungsgegenstände, Kleidung, Textilien und weitere Waren über unseren Online-Shop erwerben.